Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Sie wissen, als Unternehmer haben Sie viele Pflichten, was Buchhaltung und Steuern angeht. Dazu gehört aber etwas, das viele Unternehmer häufig übersehen: Die sogenannte Verfahrensdokumentation. Dabei sollte jedes Unternehmen eine haben. Und seit einiger Zeit lassen sich Betriebsprüfer die Verfahrensdokumentation bei jeder Prüfung vorlegen.
Das wichtigste an dieser Stelle gleich vorneweg: Diese Regelung kennt keine Ausnahme und gilt somit nicht nur für Bilanzierer, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner. „Schuld“ daran sind die GoBS und die GoBD. Seit über drei Jahren gelten diese Grundsätze bereits. Ein oft übersehener, aber überaus wichtiger Punkt dabei ist die Verfahrensdokumentation.
Um die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen, muss in einer Verfahrensdokumentation der gesamte organisatorische und technische Prozess der elektronischen Buchführung beschrieben werden. Es handelt sich also um ein zentrales Informationsdokument für die entsprechenden Abläufe und den Aufbau.
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Zentrale Grundsätze der GoBD bezüglich der elektronischen Buchführung sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, „richtige“ und zeitgerechte Buchung bzw. Aufzeichnung sowie Ordnung und Unveränderbarkeit. Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um diese Anforderungen zu erfüllen. Mit ihr müssen alle Vorgehensweisen sowie Systeme und Programme im Einzelnen dargestellt werden, mit denen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erreicht werden. Dies gilt für alle Unternehmen.
Zur Verfahrensdokumentation gehören somit die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.
Die Verfahrensdokumentation gliedert sich dabei grundlegend in vier Teile: Eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.
Die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation sind: Der Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden), die eingesetzten IT-Systeme, die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust, Protokollierung von Zugriffsberechtigungen und interne Kontrollen die sicherstellen sollen, dass die Vorschriften eingehalten werden.
Wichtig dabei: Alle Änderungen am System oder am Verfahren müssen lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation versioniert und für den Betriebsprüfer eine Änderungshistorie vorgehalten werden.
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Laut Finanzverwaltung soll das Fehlen oder die Unverwertbarkeit der Verfahrensdokumentation allein nicht dazu führen, dass ein formaler Mangel vorliegt, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen kann. Dies soll jedenfalls dann gelten, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit durch den Mangel nicht beeinträchtigt ist. Diese Regelung ist derart unbestimmt, dass man sich keinesfalls darauf verlassen sollte, auch ohne Verfahrensdokumentation „irgendwie durchzukommen“.
Unternehmer, die überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, rücken noch weiter in den Fokus der Finanzbehörden und müssen seit Anfang 2018 mit verschärften Prüfungen ihrer Kassensysteme und Kassenbücher rechnen. Wer ein bargeldintensives Unternehmen betreibt und Erlöse bar vereinnahmt, hat hier erhöhten Handlungsbedarf. Nur durch eine Verfahrensdokumentation können Unternehmer einer zukünftigen Betriebsprüfung ruhig entgegen sehen.
Die GoBD verlangen hierfür: Eine Person mit entsprechendem Sachverstand (Betriebsprüfer) muss die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen können. Was aber, wenn dieser nicht zufrieden ist? Die Regel dabei lautet: Entdeckt der Betriebsprüfer Mängel und sieht die Nachvollziehbarkeit der Buchführung dadurch als beeinträchtigt an, so darf er die Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. Dies können ohne weiteres zwischen 5% und 10% des Umsatzes sein, wie es einige Finanzgerichte bereits entschieden haben.
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